Software für Gruppenreisen
Termine, Kontingente, Teilnehmer, Zimmer, Anzahlung und Storno — bei einer Gruppenreise hängt alles zusammen. TourOps führt es in einem System, von der ersten Anfrage bis zur Rooming-List und zur Rechnung.
Warum Gruppenreisen eine eigene Software brauchen
Eine Einzelbuchung ist ein Vorgang. Eine Gruppenreise, das sind dreißig: Jeder Teilnehmer hat seinen Zimmerwunsch, seine Anzahlung, seine Zusatzleistungen und irgendwann vielleicht eine Stornierung. Gleichzeitig will das Hotel eine Rooming-List, der Busunternehmer eine Buseinteilung und die Buchhaltung eine saubere Abrechnung.
Mit Tabellen, Postfach und einem Buchungs-Plugin wird daraus Abgleicharbeit: Jede Änderung muss an drei Stellen nachgezogen werden. Eine Gruppenreisen-Software hält alles auf einem Stand. Ein frei gewordener Platz geht zurück ins Kontingent, die Storno-Gebühr rechnet sich selbst, und die Listen für Hotel und Bus stimmen, weil sie aus denselben Daten kommen.
Was TourOps für Gruppenreiseveranstalter übernimmt
Termine und Kontingente
Jede Reise mit beliebig vielen Abreiseterminen, Gesamtkapazität, Zimmer-Inventar je Zimmertyp und mehreren Abflughäfen. Die Belegung rechnet sich bei jeder Buchung, Umbuchung und Stornierung selbst neu.
Teilnehmer und Zimmer
Eine Buchung trägt alle ihre Teilnehmer mit Kontakt- und Passdaten. Zimmer, Gruppen- und Einzelleistungen hängen an der Buchung — Einzelzimmerzuschlag, Ausflüge und Transfers als Zusatzleistungen.
Anzahlung, Restzahlung, Storno
Der Zahlungsplan mit Anzahlung und Restzahlung entsteht mit der Buchung. Die Storno-Staffel ist hinterlegt und berechnet die Gebühr nach Tagen vor Abreise, die Stornorechnung gleich mit.
Listen für Hotel, Bus und Flug
Je Abreisetermin auf Knopfdruck: Teilnehmerliste, Rooming-List, Buseinteilung, Passagierlisten für Hin- und Rückflug, Zubringer und Leistungsliste — als PDF oder CSV.
Online-Buchung unter Ihrer Domain
Ihr Reise-Shop zeigt freie Plätze in Echtzeit und bucht direkt ins Backoffice. Kein Abtippen, keine zweite Liste. (ab Paket Professional)
Margensteuer und Buchhaltung
Je Leistung werden Reisevorleistung oder Eigenleistung, Einkaufspreis und Ort der Leistung erfasst — die Grundlage der Margenbesteuerung nach § 25 UStG. Margensteuer-Report und Buchhaltungsexport ab Paket Business.
Ihr Reise-Shop ist dabei
Zu TourOps gehört ein eigener Buchungsshop unter Ihrer Domain, mit Ihrem Logo und in Ihren Farben. Was Sie im Backoffice pflegen, steht sofort im Shop — und jede Buchung landet direkt wieder im Backoffice.
Drei Designs zur Wahl
Jede Seite in mehreren Ansichten
Welche Ansicht Ihr Shop zeigt, stellen Sie im Backoffice ein — ohne Programmierer.
Reiseübersicht
Karten zum Stöbern oder Angebotszeilen mit Preis und Buchungsknopf — die Filter immer oben.
Reiseseite
Dieselbe Reise in drei Aufbauten — Sie wählen einen für Ihren Shop.
Reisekalender
Alle Abreisen als Zeitstrahl, Monatsliste oder Monatsraster.
Buchungsstrecke
Zimmer, Rechnungsempfänger, Teilnehmer, Zusatzleistungen, Zahlung — online, per Lastschrift oder Überweisung.
Reise-Shop mit Online-Buchung ab Paket Professional. Beispielansichten eines Musterveranstalters mit Beispielreisen.
Zubucherreise oder geschlossene Gruppe
Zubucherreisen haben feste Termine, auf die sich Einzelne und Paare buchen. Hier zählt die Auslastung: TourOps zeigt je Termin, wie viele Plätze und Zimmer noch frei sind, und der Shop verkauft nur, was es gibt. Nähert sich ein Termin der Grenze oder läuft ein Kontingent aus, erscheint das auf der Übersicht.
Geschlossene Gruppen — der Chor, die Gemeinde, der Verein — kommen meist über eine Anfrage. Sie halten Plätze und Zimmer mit Frist, schicken das Angebot als Link, und der Gruppenleiter sagt selbst zu. Danach tragen Sie die Teilnehmer nach und nach in dieselbe Buchung ein.
Eine Gruppenreise in fünf Schritten
- 1
Reise anlegen
Programm, Unterkünfte, Leistungen und Termine. Die Preise kommen aus Ihrer Kalkulation, auf Wunsch direkt aus der Produktkalkulation (ab Business).
- 2
Plätze vergeben
Über den Shop, per Anfrage oder von Hand. Plätze und Zimmer lassen sich mit Frist reservieren, das Angebot geht als Link an den Kunden, der selbst zusagt.
- 3
Geld einsammeln
Anzahlung und Restzahlung laufen nach Plan — per Überweisung, SEPA oder online über Ihren Zahlungsdienstleister. Überfällige Zahlungen mahnt das System (ab Business).
- 4
Reise durchführen
Rooming-List ans Hotel, Buseinteilung an den Busunternehmer, Voucher und Reiseunterlagen an die Teilnehmer — alles aus demselben Datenstand.
- 5
Abrechnen
Rechnungen und Stornorechnungen als PDF, Belege und Zahlungen für die Buchhaltung, die Marge je Reise für die Umsatzsteuer.
Für welche Gruppenreisen
Studien- und Kulturreisen
Feste Termine, Reiseleitung, Eintritte als Leistungen.
Pilger- und Gemeindereisen
Geschlossene Gruppen einer Gemeinde, oft mit Anmeldung über Monate.
Chor-, Vereins- und Verbandsreisen
Eine Gruppe, viele Teilnehmer, unterschiedliche Zimmerwünsche.
Rad- und Wanderreisen
Kleine Gruppen, Zusatzleistungen wie Leihräder oder Gepäcktransfer.
Sport- und Eventreisen
Kontingente je Termin, schnell ausgebucht, viele Umbuchungen.
Bildungsreisen und Klassenfahrten
Teilnehmerlisten, Zimmereinteilung und Zahlungen je Teilnehmer.
Was es kostet
TourOps kostet ab 99 € im Monat — ein fester Preis, ohne Buchungsgebühr. Er wächst nicht mit Ihrem Umsatz, auch nicht in der Hauptsaison. Hosting in Deutschland, Updates und Sicherungen sind enthalten. Die Pakete unterscheiden sich vor allem in der Zahl der Reisen und Benutzer; Online-Buchung gibt es ab Professional, Mahnwesen und Margensteuer-Report ab Business. Alle Pakete im Überblick.
Sie arbeiten heute mit Tabellen oder mit WordPress? Die ehrlichen Vergleiche: TourOps oder Excel und TourOps oder WordPress mit Buchungs-Plugin.
Unsere Referenzen
Reiseveranstalter, die ihre Reisen mit unserer Software verwalten und verkaufen.
LifeBonus
LifeBonus veranstaltet Gruppenreisen und arbeitet mit TourOps: Reisen, Termine, Buchungen, Teilnehmer und Rechnungen im Backoffice, dazu der eigene Reise-Shop unter lifebonus.travel.
lifebonus.travel besuchen
Globalis Erlebnisreisen
Für Globalis haben wir eine individuelle Softwarelösung zur Verwaltung und Vermarktung von Reisen entwickelt — die Basis, auf der TourOps entstanden ist.
globalis.de besuchenHäufige Fragen zur Gruppenreisen-Software
Was ist eine Gruppenreisen-Software?
Eine Software, die den ganzen Ablauf einer Gruppenreise in einem System abbildet: Termine und Kontingente, Teilnehmer und Zimmer, Zahlungen und Storno, die Listen für Hotel und Bus sowie die Abrechnung. Das ersetzt die Kombination aus Excel, E-Mail-Postfach und Buchhaltungsprogramm.
Eignet sich TourOps für Zubucherreisen und für geschlossene Gruppen?
Ja. Zubucherreisen laufen über feste Termine, auf die Einzelne im Shop oder im Backoffice buchen. Geschlossene Gruppen kommen meist über eine Anfrage: Sie reservieren Plätze und Zimmer mit Frist und schicken das Angebot als Link, den die Gruppe selbst zusagt.
Was kostet TourOps?
Ab 99 € im Monat, ohne Buchungsgebühr. Welche Funktionen in welchem Paket enthalten sind, steht auf der Preisseite.
Wo liegen die Daten der Teilnehmer?
Auf Servern in Deutschland (Hetzner), in einer eigenen Datenbank je Veranstalter. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag ist Teil des Vertrags.
Kann ich es ausprobieren?
Ja, 7 Tage kostenlos und ohne Kreditkarte — mit eigenem Backoffice, eigenem Reise-Shop und Beispielreisen.
Ihre nächste Gruppenreise in TourOps
Testen Sie 7 Tage kostenlos mit Beispielreisen — oder wir zeigen Ihnen in einer kurzen Demo, wie eine Ihrer eigenen Gruppenreisen darin aussieht.