Software für Vereinsreisen
Ein Verein fragt an, will Plätze halten, bis der Vorstand entschieden hat, und meldet danach seine Mitglieder nach und nach. TourOps bildet genau diesen Weg ab – von der Anfrage über die Reservierung bis zur Rooming-List.
Warum Vereinsreisen anders laufen als Zubucherreisen
Bei einer Vereinsreise bucht nicht der Einzelne, sondern eine Gruppe mit einem Ansprechpartner. Der Chorleiter, die Gemeindesekretärin oder der Kassenwart fragt an, holt sich im Verein die Zusage und braucht dafür ein Angebot mit Frist. Erst danach stehen die Namen fest – und auch dann nicht alle auf einmal.
In Tabellen wird daraus eine Liste, die nie fertig ist: Zimmerwünsche ändern sich, ein Ehepaar sagt ab, zwei Nachzügler kommen dazu, und die Anzahlung des Vereins muss zu den gemeldeten Plätzen passen. Am Ende stimmt die Rooming-List für das Hotel nicht mit der Rechnung überein.
In TourOps ist die Gruppe eine Buchung. Plätze und Zimmer werden mit Frist gehalten, die Teilnehmer kommen nach und nach in dieselbe Buchung, und Rechnung, Zahlungsplan und Listen rechnen jede Änderung mit.
Was TourOps für Vereinsreisen übernimmt
Reservierung mit Frist
Plätze und Zimmer werden befristet gehalten. Das Angebot geht als Link an den Ansprechpartner der Gruppe, der es selbst zusagt – ohne Rückruf und ohne unterschriebenes Fax.
Teilnehmer nach und nach
Eine Buchung trägt alle Teilnehmer der Gruppe mit Kontakt- und Passdaten. Wer später gemeldet wird, kommt in dieselbe Buchung; die Änderungshistorie zeigt, wer wann was geändert hat.
Zimmer und Zusatzleistungen
Doppel- und Einzelzimmer je Teilnehmer, Einzelzimmerzuschlag, Ausflüge und Transfers als Zusatzleistungen. Gruppen- und Einzelleistungen werden je Buchung getrennt geführt.
Anzahlung, Restzahlung, Storno
Der Zahlungsplan entsteht mit der Buchung. Sagt jemand ab, berechnet die hinterlegte Storno-Staffel die Gebühr nach Tagen vor Abreise und erstellt die Stornorechnung gleich mit.
Gutscheine und Coupons
Ein Coupon für die Mitglieder eines Vereins oder ein Geschenkgutschein für den Vorstand wird bei der Buchung eingelöst.
Anfragen über die Website
Anfragen aus dem Shop werden automatisch erfasst und einer Reise zugeordnet. Ein Status zeigt, was neu, bearbeitet oder beantwortet ist; ab Paket Business wird jede Anfrage zusätzlich als Lead geführt.
Online-Buchung für Ihre Vereinsreisen
Zu TourOps gehört ein eigener Reise-Shop unter Ihrer Domain, mit Ihrem Logo und in Ihren Farben. Was Sie im Backoffice pflegen, steht sofort im Shop – und jede Buchung landet direkt wieder im Backoffice.
Drei Designs zur Wahl
Jede Seite in mehreren Ansichten
Welche Ansicht Ihr Shop zeigt, stellen Sie im Backoffice ein – ohne Programmierer.
Reiseseite
Programm, Bilder, Unterkunft, Bewertungen und Preis auf einer Seite.
Termine & Preise
Freie Plätze je Termin – live aus dem Backoffice.
Buchungsstrecke
Zimmer, Teilnehmer, Zusatzleistungen, Zahlung – die Buchung landet direkt im Backoffice.
Reise-Shop mit Online-Buchung ab Paket Professional. Beispielansichten eines Musterveranstalters mit Beispielreisen.
Beispiel: Der Kirchenchor fährt nach Rom
Im Januar schreibt der Chorleiter über das Anfrageformular: 40 Sängerinnen und Sänger, fünf Tage Rom im Oktober, Konzert in einer Kirche, möglichst viele Doppelzimmer. Die Anfrage steht im Backoffice, der passenden Reise zugeordnet.
Sie reservieren 40 Plätze und 22 Zimmer bis Ende Februar und schicken das Angebot als Link. Der Vorstand stimmt zu, der Chorleiter sagt über den Link selbst zu – aus der Reservierung wird eine Buchung, die Buchungsnummer bleibt dieselbe.
Bis zum Sommer tragen Sie die Namen ein, so wie sie kommen. Zwei Mitglieder springen ab; die Storno-Staffel berechnet ihre Gebühr, zwei Nachrücker übernehmen die Plätze. Im September geht die Rooming-List ans Hotel und die Teilnehmerliste an den Chorleiter, und jeder Teilnehmer bekommt seine Reiseunterlagen per E-Mail.
Eine Vereinsreise in fünf Schritten
- 1
Anfrage annehmen
Über die Website oder von Hand. Die Anfrage hängt an der Reise und zeigt ihren Bearbeitungsstand.
- 2
Plätze halten
Plätze und Zimmer mit Frist reservieren und das Angebot als Link schicken. Läuft die Frist ab, gehen die Plätze zurück ins Kontingent.
- 3
Zusage und Teilnehmer
Der Ansprechpartner sagt über den Link zu. Danach kommen die Teilnehmer mit ihren Zimmerwünschen in die Buchung.
- 4
Geld einsammeln
Anzahlung und Restzahlung nach Plan, per Überweisung, SEPA oder online. Überfällige Zahlungen mahnt das System ab Paket Business.
- 5
Vor Abreise
Rooming-List ans Hotel, Teilnehmerliste an die Gruppe, Voucher und Unterlagen an jeden Teilnehmer.
Was es kostet
TourOps kostet ab 99 € im Monat, ohne Buchungsgebühr – der Preis wächst nicht mit Ihrem Umsatz. Online-Buchung gibt es ab Paket Professional, Mahnwesen und Margensteuer-Report ab Paket Business. Alle Pakete im Überblick · Was TourOps für Gruppenreisen übernimmt.
Touristik-Software im Einsatz
Reiseveranstalter, die ihre Reisen mit unserer Software verwalten und verkaufen.
LifeBonus
LifeBonus veranstaltet Gruppenreisen und arbeitet mit TourOps: Reisen, Termine, Buchungen, Teilnehmer und Rechnungen im Backoffice, dazu der eigene Reise-Shop unter lifebonus.travel.
lifebonus.travel besuchen
Globalis Erlebnisreisen
Für Globalis haben wir eine individuelle Softwarelösung zur Verwaltung und Vermarktung von Reisen entwickelt.
globalis.de besuchenHäufige Fragen zur Software für Vereinsreisen
Kann ich Plätze für einen Verein halten, bevor er zusagt?
Ja. Plätze und Zimmer werden mit Frist reserviert, das Angebot geht als Link an den Ansprechpartner, und der sagt selbst zu. Läuft die Frist ab, werden die Plätze wieder frei.
Müssen alle Teilnehmer gleich bei der Buchung feststehen?
Nein. Die Gruppe ist eine Buchung, in die Sie die Teilnehmer nach und nach eintragen. Belegung, Zahlungsplan und Listen rechnen jede Änderung mit.
Wie gehe ich mit Absagen einzelner Mitglieder um?
Die hinterlegte Storno-Staffel berechnet die Gebühr nach Tagen vor Abreise, die Stornorechnung entsteht gleich mit. Der frei gewordene Platz geht zurück ins Kontingent.
Können Mitglieder auch einzeln auf einen festen Termin buchen?
Ja. Dann ist die Reise eine Zubucherreise mit festem Termin, auf den jedes Mitglied selbst im Shop bucht – auf Wunsch mit einem Coupon für den Verein.
Wo liegen die Daten der Teilnehmer?
Auf Servern in Deutschland (Hetzner), in einer eigenen Datenbank je Veranstalter. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag ist Teil des Vertrags.
Weitere Reisearten
Ihre nächste Vereinsreise in TourOps
Testen Sie 7 Tage kostenlos – oder wir zeigen Ihnen in einer kurzen Demo, wie eine Anfrage Ihres nächsten Vereins vom Angebotslink bis zur Rooming-List läuft.